Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Baten
  • Kosten
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

William Schrikker Groep - Geringe administratieve last en kosteninzicht

VRAAGSTUK

 

Bij de William Schrikker Groep is sprake van veel zakelijk verkeer. Daarvoor maakten medewerkers sinds jaren gebruik van een 50-tal dienstauto's, door WSG geleasd. Die auto's waren her en der in het land beschikbaar voor groepjes van 4 à 5 medewerkers die in een bepaalde regio wonen. De medewerkers maakten onderling afspraken over het gebruik van de auto. Ze spraken zelf af wanneer, waar en hoe ze die van elkaar overnamen. De gereden kilometers hielden ze bij in een logboek. Probleem was echter dat de auto's lang niet overal en altijd voor ieder beschikbaar waren. Bovendien ging veel tijd verloren met het halen en wegbrengen van de auto. Zonodig maakten medewerkers daarom ook gebruik van hun eigen auto (declaratie op basis van kilometers) of het OV (op basis van ingeleverde kaartjes).

Voor WSG steeg het benodigde budget voor reiskosten in de loop der jaren sterk, tot 1,2 miljoen euro in 2004, op een totale exploitatie van 37 miljoen euro. Dat kwam vooral door de groei van het aantal medewerkers, maar ook door het ontbreken van een goed kostenbewakingssysteem. Medewerkers kregen wel een budget (gebaseerd op de regio waarin ze werkten, het aantal cliënten en het aantal bezoeken dat ze aflegden), maar daar bestonden allerlei uitzonderingen op. Bijvoorbeeld voor het bezoeken van een training, een personeelsdag, een teamvergadering of reizen voor crisissituaties. Bij gebruik van de dienstauto werd het budget met bijvoorbeeld 25 of 20 procent gekort, afhankelijk of met z'n vieren of vijven werd gereisd.

 Het gebruik van het OV werd nooit gebudgetteerd en was dus onbeperkt. Kortom: een niet-waterdicht, ingewikkeld en bewerkelijk systeem.

WSG wenste:
  • Een besparing op het benodigde budget voor reiskosten.
  • Een budgetbeheersysteem voor een beter inzicht in de kosten(ontwikkeling).
  • Een systeem met een geringe administratieve last (verlost zijn van de 12 maal 400 maandelijkse declaratieformulieren).
  • Gebruik van het OV te stimuleren (goedkoper dan de vergoeding voor zakelijk autogebruik van netto € 0,29 per kilometer waarop werknemers bij WSG op basis van de CAO recht hebben, d.w.z. 33 à 34 cent bruto voor de werkgever).
Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project