Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Toekomst
  • Baten
  • Kosten
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

Twynstra Gudde – Extra declarabele uren betalen NS-Business Card

MAATREGEL

Introductie van de NS-Business Card voor alle adviseurs en managers in november 2004, na een uitgebreide proef met deze kaart en Mobility Mixx.


NS-Business Card

NS-Business Card is een creditcardachtige kaart waarmee telefonisch of via internet een treinreis of taxirit kan worden geboekt en betaald. De kaart geldt als vervoersbewijs. Daarnaast kan met de kaart gebruik worden gemaakt van de treintaxi en de speciale Q-Park parkeerplaatsen. NS-Business Card stuurt de onderneming maandelijks een gespecificeerde factuur met voor iedere kaart apart de kosten voor trein, taxi, Treintaxi en Q-Park. Voor treinreizen in de daluren geldt een korting van 20 procent, voor iedere taxirit 10 procent.


Mobility Mixx

Mobility Mixx, onderdeel van LeasePlan, biedt bedrijven mogelijkheden voor integraal mobiliteitsmanagement. Daarvoor heeft Mobility Mixx verschillende mogelijkheden voor zakelijke reizen in het pakket. Naast de trein en OV-fiets, biedt Mobility Mixx toegang tot (trein)taxi's, P+R-parkeren, pool- & huurauto's, het elektronisch verwerken van kilometerdeclaraties en het beheer van persoonsgebonden mobiliteitsbudgetten. De uitgebreide reismogelijkheden en het reisadvies van deur tot deur brengen een verschuiving van de auto naar het OV teweeg. Mobility Mixx stelt dat de diensten zodanig zijn ingestoken dat de werkgever verzekerd is van een maximale kostenbeheersing en minimale operationele belasting.


Uitgebreide proef

De NS-Business Card en Mobility Mixx werden binnen Twynstra Gudde bijna driekwart jaar getest door twee gebruikersgroepen (2 x 30 personen). De deelnemers waren adviseurs en managers die veel reisden. Ze werden geselecteerd op hun gemiddeld hoge lease-autokilometrage en de locaties waar ze hun opdrachten uitvoerden. Ze kregen de opdracht de kaarten maximaal te testen. De ervaringen werden uitgewisseld in klankbordgroepen.

De adviseurs en managers deden met beide kaarten goede ervaringen op. Wel herkenden conducteurs de Mobility Mixx-kaart soms niet. Bovendien kon met Mobility Mixx op dat moment nog geen gebruik worden gemaakt van de taxi. Bij de NS werkte het voice response reserveringssysteem niet optimaal, wat inmiddels overigens wel goed werkt. De keuze viel op de NS Business Card:

  • Met de NS kon de deal worden gesloten dat er voor de NS- Business Card geen abonnementsgeld hoeft worden betaald, tegen een lichte opslag van de kilometerprijs.
  • De organisatie van de NS maakte een solide en meer betrouwbare indruk dan Mobility Mixx.
  • Twynstra Gudde had al een goede relatie met de NS.


Succesvolle introductie

Een publiciteitscampagne in samenwerking met de NS droeg bij aan een succesvolle introductie van de kaart. Het gebruik neemt nog steeds toe:

  • Alle 350 adviseurs en managers beschikken over de NS- Business Card, waaronder alle 325 leaseautorijders.
  • 250 adviseurs en managers gebruiken de kaart daadwerkelijk actief.
  • 60 procent van het gebruik is 1e klas, 40 procent 2e klas.
  • Op jaarbasis worden 1,2 - 1,4 miljoen treinkilometers afgelegd, wat overeenkomt met een equivalent van 35 leaseauto's (gemiddeld lease-autokilometrage is 40.000 km).*
  • Het gemiddeld aantal leaseautokilometers daalde in 2006 met 7 procent.

* Medewerkers die in aanmerking komen voor de NS/OV jaarkaart, reizen ten minste 20.000 zakelijke km per jaar (een gemiddeld treingebruik van minimaal 4 keer per week). Dit zijn merendeels interne medewerkers die geen recht hebben op een leaseauto. De treinkilometers die gemaakt zijn met de NS Business Card zijn dus extra treinkilometers die grotendeels worden gecompenseerd door een lager gemiddeld lease-autokilometrage.

 

Kosten ruimschoots gecompenseerd

Aanname bij de introductie van de NS-Business Card was dat de aanvangskosten hoog zouden zijn, maar dat deze gecompenseerd zouden worden door een verhoogde output. Twynstra Gudde werkt met tijdsverantwoording, maar daarin kan niet worden aangegeven welk deel van de reistijd declarabel is gewerkt. Een globale meting vindt plaats via interne polls. Die laten zien dat ongeveer 50 procent van de treintijd werkend wordt doorgebracht, wat de kosten van de NS-Business Card ruimschoots compenseert.


Vernieuwingsslag

Op langere termijn wil Twynstra Gudde voor haar adviseurs en managers één geïntegreerde kaart, die aan de ene kant het gebruik van de leaseauto faciliteert en aan de andere kant het treingebruik. Op kortere termijn richt de organisatie zich op twee vernieuwingsslagen:

  • Aanpassing van de leasecontracten van bijvoorbeeld 35.000 naar 40.000 kilometer.
  • Koppeling van de managementinformatie over trein- en leaseautogebruik.


Bottleneck voor de koppeling van managementinformatie is de aanlevering van relevante informatie door de NS. Waar de NS- Business Card aan de voorkant uitstekend werkt, is deze voor Twynstra Gudde aan de achterkant nog te gebrekkig. Het reisoverzicht per medewerker wordt pas ongeveer vier weken na afloop van de betreffende maand aangeleverd. Twynstra Gudde wil dit bestand eerder hebben, gekoppeld aan het overzicht over het leaseautogebruik, om zo trends te kunnen ontdekken, het mobiliteitsbeleid verder te kunnen ontwikkelen en de adviseurs en managers nog beter te faciliteren. Begin 2007 steekt Twynstra Gudde in op een nieuw systeem waarbij de NS alle informatie aanlevert aan Fleet Support. Maandelijks en met minder vertraging. Fleet Support combineert de treininformatie met de informatie over het leaseautogebruik en levert één overzichtelijke managementrapportage.


Tot slot overweegt Twynstra Gudde de jaarlijkse CO2-uitstoot die de organisatie met het zakelijk verkeer veroorzaakt te compenseren, bijvoorbeeld via KlimaatNeutraal (Arnhem). Zo zou het zakelijk verkeer klimaatneutraal kunnen zijn. Voorwaarde voor Twynstra Gudde is echter dat deze compensatiemaatregel SMART kan worden geïntroduceerd, met voldoende draagvlak en blijvend bewustzijn bij de medewerkers. Compensatie van de CO2-uitstoot moet méér zijn dan een aflaat.

Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project