Stade Advies is een praktisch ingesteld bedrijf. Daarom werd niet gekozen voor een uitgebreid onderzoek, maar een informele aanpak. Een werkgroep, bestaande uit een adviseur, administrateur, de manager ondersteunende dienst en de algemeen directeur (als eindbeslisser), inventariseerde de mogelijkheden. Daarvoor werd her en der geïnformeerd. Om zicht te krijgen op specifieke mogelijkheden en voorzieningen in Utrecht nam de werkgroep contact op met de gemeente. Die wees op het bestaan van Greenwheels en de nabijheid van de parkeergarage. Het concept van auto's op afroep bleek praktisch en financieel interessant te kunnen zijn: - Verlichting van de administratieve last.
- Ook voor korte tijd te reserveren (in tegenstelling tot minimaal een dag bij autohuur).
- Een eigen parkeerplek voor de afroepauto (en daarmee geen beslag op de parkeervergunningen).
Stade Advies handhaafde het bestaande vervoersbeleid, dat gebruik van het OV stimuleerde. Zo kon worden volstaan met twee auto's op afroep (twee passe-partouts). Greenwheels bood daarvoor de beste mogelijkheden: - Voldoende auto's beschikbaar in een parkeergarage op 100 meter afstand van Stade Advies.
- Extra auto's beschikbaar in een iets (300 meter) verderop gelegen parkeergarage, voor de uitzonderlijke situatie dat alle auto's in de dichtbij gelegen parkeergarage door anderen gereserveerd zijn.
- De gelegenheid om via Greenwheels een huurauto af te nemen, als er meer dan twee auto's nodig zijn en beide passe-partouts in gebruik zijn.
Hierop werden de contractbesprekingen met Greenwheels ingezet. Die verliepen vlot, waardoor er snel tot implementatie kon worden overgegaan. | | Gebruiksvriendelijk systeem Stade Advies heeft er bewust voor gekozen de boekingen niet door de adviseurs zelf, maar centraal via de receptie te laten verlopen. Dat draagt ertoe bij dat over elke reservering goed wordt nagedacht en dat de boekingen vlekkeloos verlopen. De receptie heeft op elk moment een goed overzicht van de reserveringen. Zij verricht deze via de Greenwheels-website. Op de dag van de reservering haalt de adviseur het autopasje af bij de receptie. Het pasje geeft toegang tot de garage en het sleutelkastje bij de garage. De sleutel is herkenbaar aan het kentekennummer en voorzien van een transponder. Zodra deze in de auto tegen de sensor wordt gehouden, wordt de startonderbreking opgeheven en de kilometerbeginstand geregistreerd. De auto valt automatisch weer in de startblokkering als op de bestemming de sleutel uit het contact wordt gehaald. Om bij terugkomst de kilometereindstand te registreren, wordt de transponder opnieuw tegen de sensor gehouden. Als de sleutel wordt teruggehangen in het sleutelkastje, laat het kastje op een display de ritgegevens zien. Deze worden automatisch doorgezonden naar Greenwheels. Efficiënte administratieve afhandeling De afdeling financiën ontvangt: - Een CC van de receptie van elke reservering die zij bij Greenwheels maakt.
- Een maandelijkse factuur van Greenwheels, die het gebruik van de twee auto's per dag weergeeft.
Koppeling van deze twee overzichten maakt duidelijk welke adviseur welke auto wanneer gebruikt heeft. De afdelingsmanagers accorderen dit en geven aan op welke post de kosten moeten worden geboekt. Daarnaast geven de adviseurs één keer per maand hun declaraties af voor het gebruik van de privé-auto. De afdeling financiën toetst of deze binnen de vervoersregeling vallen, de betreffende managers checken of de ritten noodzakelijk waren en tekenen af. Declaraties worden direct na afloop van de maand ingeleverd en uitgekeerd met het salaris van de daaropvolgende maand. |
