Voor de periode van de wegwerkzaamheden kwam het projectteam FileProof Voorbeeldfunctie VenW tot een breed maatregelenpakket. Medewerkers konden gebruikmaken van: - Een volledige vergoeding van trein- of strippenkaartkosten vanaf een trein-/OV-locatie (auto parkeren en met het OV verder).
- Een OV-fiets vanaf station Den Haag Centraal of Hollands Spoor (€ 2,75 per dag, kosten voor de werkgever).
- Tijdelijke werk-/vergaderruimtes op Den Haag CS en andere centrale locaties, zoals een flexplek bij station Zoetermeer.
- Ruimere kantooropeningstijden en de mogelijkheid het werkritme te verschuiven naar 11.00 - 19.30 uur of 7.00 - 15.30 uur.
- Een ontbijtbuffet op kantoor (vanaf 7.00 uur, niet gratis).
- Gebruik van WebAccess om eerst thuis te kunnen werken en pas na de spits naar Den Haag te reizen.
- Doorschakeling van de vaste telefoon naar mobiel om het thuis of elders werken verder te faciliteren.
WebAccess was een bestaande mogelijkheid die opnieuw onder de aandacht werd gebracht. WebAccess geeft bij het ministerie middels een code en een wachtwoord beperkte toegang tot de werkomgeving op je pc, met toegang tot werkschijven: e-mail, Word, PowerPoint en Excel. De abonnementskosten (180 euro per jaar) komen normaliter voor rekening van de betreffende afdeling. Medewerkers die nog geen abonnement hadden konden tijdens de wegwerkzaamheden een jaarabonnement krijgen op kosten van het project FileProof Voorbeeldfunctie VenW.
Hoe kwamen deze maatregelen tot stand? Gaat het om flexibel reizen en werken, dan rijst al snel de vraag hoe de organisatie, het management en de medewerkers hiermee omgaan. Het project FileProof Voorbeeldfunctie VenW werd daarom opgestart vanuit de centrale staf (Financiën, Management en Control (FMC) van VenW). Vanuit FMC werd een breed projectteam samengesteld met vertegenwoordigers uit personeelszaken, de strategieafdeling, de afdeling informatiemanagement en communicatie. Daarnaast zijn er contacten gelegd met uitvoerende onderdelen. De Shared Service Organisatie (waartoe onder andere het Facilitair Bedrijf en de ICT-dienstverlening behoren) is daarbij goed aangetakt. Het projectteam werd in mei 2006 gevormd. Het verkeerde in de inventarisatiefase toen de gemeente Den Haag de wegwerkzaamheden aan de Koningskade en de Zuid-Hollandlaan aankondigde. Het team zag dit als een uitstekend aangrijpingspunt voor een pilot. Het verwachtte extra bereidheid bij zowel medewerkers als leidinggevenden om nieuwe instrumenten uit te proberen door: - De duidelijk afgebakende en relatief korte periode (4 weken).
- De sterke externe prikkel (verkeershinder) om bestaand reisgedrag te veranderen.
| | Sterk commitment Doorslaggevend voor het succes van de pilot was het commitment vanuit het topmanagement. Dat droeg bij aan een stevige opzet en een brede uitrol in de organisatie. Zo stelde het projectteam voor de pilot uit te voeren met de eigen directie (Financiën, Management en Control). De hoofddirecteur zag echter graag dat de pilot meer kracht zou krijgen en verzocht de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG) álle centrale diensten mee te laten doen. De PSG stelde vervolgens in de ministerstaf voor ook de andere Haagse vestigingen, die geen of nauwelijks hinder van de werkzaamheden ondervonden, in de pilot mee te laten liften. Zo werd de pilot met steun van de minister uiteindelijk uitgevoerd in de gehele Haagse regio (vijf locaties, met in totaal circa 3250 medewerkers). De minister heeft daarbij ook aangegeven om zelf ook een bijdrage te willen leveren aan deze pilot. Korte voorbereidingstijd De aanvang van de wegwerkzaamheden was voor het ministerie een gegeven. Daarmee was de voorbereidingstijd voor de pilot kort: slechts vier weken. De projectgroep bepaalde welke instrumenten zouden worden ingezet. Belangrijk criterium was welke instrumenten de Shared Services Organisatie (ICT en Facilitair Bedrijf) zou kunnen ondersteunen. Maatregelen die uit kostenoverwegingen en praktische haalbaarheid afvielen:
- Gebruik van technische hulpmiddelen zoals laptops.
- Avondeten op kantoor.
De optie om werknemers besloten vervoer aan te bieden, tussen de kantoorlocaties en een iets verder gelegen ruime parkeerplaats, viel eveneens af. Dit zou weliswaar kunnen bijdragen aan vermindering van de verkeersoverlast, maar strookte niet met het hogere doel van FileProof Voorbeeldfunctie VenW: een bijdrage leveren aan minder auto's op de weg en daarmee minder files. Omvangrijke communicatiecampagne De pilot werd neergezet met een omvangrijke communicatiecampagne. Hierbij heeft de directie Communicatie een grote rol gespeeld. Alleen voor de opmaak van twee flyers en een poster is een extern bureau ingehuurd. Automobilisten werden geattendeerd op OV-alternatieven. Het concept van ‘verleiden' werd ingezet door alle mogelijke alternatieven voor flexibel reizen en werken onder de aandacht te brengen. |