| De inrichting van flexwerkplekken op kantoor en de stapsgewijze introductie van eWerken. Sinds vier jaar werken alle kantoormedewerkers met een mobiele functie (consultants, account- en projectmanagers) formeel vanuit huis. Hoe is het eWerken gefaciliteerd? - Thuis: de medewerkers zijn uitgerust met een ADSL-aansuiting, laptop, docking station, muis, toetsenbord, voeding, printer met een servicecontract en veelal een Blackberry of smartphone.
- Kantoor: 1 werkplek op 4 flexwerkers. Daarnaast kan de medewerker gebruikmaken van een locker.
- Onderweg: een Mobiel Internet Kaart voor de laptop van iedere medewerker, zodat zij via UMTS/HSDPA en Hotspots overal toegang kunnen krijgen tot het bedrijfsnetwerk.
Medewerkers worden in principe geacht het standaardbureauwerk thuis te doen. De werkplekken op kantoor zijn beschikbaar voor afspraken of kantoorwerk tussen twee afspraken in. Thuis, op de formele werkplek, zijn de medewerkers zelf verantwoordelijkheid voor goede arbeidsomstandigheden. Een teleflexregeling biedt hun de mogelijkheid één keer in de vijf jaar kantoormeubilair aan te schaffen dat voldoet aan de Arbo-eisen. In de praktijk maken weinig medewerkers hiervan gebruik. Hetzij uit onbekendheid met de regeling, hetzij omdat zij al over goed meubilair beschikken. Op basis van hun mobiele functie of representatie beschikken alle mobiele werkers over een lease- of bedrijfsauto. Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is niet van toepassing. Flexibele werktijden Medewerkers op een hoger functieniveau (vanaf salarisschaal 10) kunnen bovendien desgewenst een functiecontract afsluiten, dat is vastgelegd in de CAO. KPN gaat daarbij uit van de opvatting dat een organisatie die flexibiliteit van de medewerkers vraagt, door bijvoorbeeld 's avonds een keer door te werken, medewerkers ook de gelegenheid moet bieden tijdens werktijden privé-zaken uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen van de kinderen uit de crèche. Het functiecontract biedt hun die mogelijkheid en neemt de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de medewerker als uitgangspunt. In het contract worden afspraken gemaakt over de werkzaamheden die de medewerker binnen een bepaalde periode en met een bepaalde kwaliteit verricht. Ook worden afspraken gemaakt over zijn bereikbaarheid. De medewerker bepaalt vervolgens zelf hoe hij de werkzaamheden invult. Wie kiest voor het functiecontract kan zijn atv-dagen inruilen voor een financiële vergoeding of opsparen voor bijvoorbeeld een sabbatical leave, ouderschaps- of studieverlof. In de praktijk kiest een overgrote meerderheid van de werknemers voor de financiële vergoeding. eWerken met IP-technologie Een nieuwe stap in het eWerkconcept is het werken op basis van IP-technologie (Internet Protocol-technologie). Hierdoor ontstaat er binnen KPN één volledig geïntegreerd communicatienetwerk, New Multimedia office (NeMo) genaamd, waarmee medewerkers kunnen (beeld)bellen, faxen, e-mailen, chatten en bijvoorbeeld op afstand kunnen samenwerken in één document. Na een pilot op de locatie Zwolle is het systeem op het hoofdkantoor in Den Haag al operationeel (april 2007). In de loop van 2007 zullen ook de andere locaties op deze nieuwe infrastructuur overgaan, net als de flexwerkers thuis. Medewerkers zijn beter bereikbaar doordat zij bijvoorbeeld doorschakelingen kunnen instellen en kunnen aangeven dat zij online zijn (Presence). Dankzij speciale software verandert de pc als het ware in een soort privé-telefooncentrale. Alle voicemail-, fax- en e-mailberichten ontvangt men voortaan in één mailbox. | | Aandachtspunten Veiligheid. Hieraan heeft KPN de uiterste zorg besteed. Toegang tot een laptop is uitsluitend mogelijk met een KPN company card en een unieke pincode. Bij diefstal is het verwijderen van de harde schijf zinloos omdat die alleen werkt in combinatie met die specifieke pc. Bovendien wordt er van iedere harde schijf via het netwerk regelmatig een back-up gemaakt, zodat er geen informatie verloren kan gaan. KPN maakt afspraken met de flexwerkers over de manier waarop zij omgaan met laptops, digitale en geprinte vertrouwelijke documenten. Deze afspraken zijn vastgelegd in een aparte overeenkomst. Op iedere locatie zijn voorzieningen voor archiefvernietiging. Omgang met flexwerkplekken. In het begin zetten sommige werknemers fotolijstjes en persoonlijke eigendommen op de flexwerkplek en claimden die daarmee als ‘hun' bureau. KPN loste dat probleem op door per locatie (een afvaardiging van) de medewerkers zelf huisregels op te laten stellen voor het gebruik van de werkplekken. Scheiding werk en privé. Voor een kleine groep medewerkers is eWerken niet geschikt. Bijvoorbeeld doordat zij thuis de juiste werkdiscipline missen. Deze medewerkers, bij KPN naar schatting minder dan 10 procent van de mobiele medewerkers, werken daarom gewoon op kantoor. Andere medewerkers moeten thuis juist worden afgeremd. Het management waakt ervoor dat zij niet teveel uren draaien. Management. eWerken, en vooral het werken in flexible werktijden, brengt een cultuuromslag met zich mee. Voor de manager verdwijnt de medewerker uit beeld. De manager kan niet langer sturen op aanwezigheid, maar moet in plaats daarvan op output sturen. Dit bleek voor een aantal managers lastig. HR onderving dit door workshops voor hen te organiseren, uitgevoerd door Fources (voorheen KPN Opleidingen). Dit bood hun de mogelijkheid hun managementvaardigheden tijdens rollenspelen aan te scherpen. De functiecontracten van de medewerkers geven de managers concrete criteria voor het sturen op output. Voor een accountmanager is hierin bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel klantbezoeken deze per week moet afleggen, hoeveel nieuwe contracten moeten worden afgesloten en hoeveel bestaande contracten verlengd. Bereikbaarheid van medewerkers. Medewerkers die bij KPN een functiecontract afsluiten, leggen daarin afspraken vast over hun bereikbaarheid. Stelregel is dat een telefoontje of e-mail binnen één kantoordag (8 werkuren) moet worden beantwoord. Lukt dat niet, dan dient men te laten weten wanneer wel een inhoudelijke reactie kan worden verwacht. In de praktijk blijkt dat de bereikbaarheid van medewerkers met het eWerken is toegenomen. De werktijden vervagen en steeds meer werknemers komen 's avonds weer online. Afhankelijkheid van ICT. Op kantoor is voor iedereen zichtbaar wie aanwezig is. Voor medewerkers is direct duidelijk welke collega beschikbaar is voor een vraag, raad of kort overleg. Bij eWerken zijn medewerkers niet fysiek aanwezig. Er zijn extra voorzieningen nodig om te voorkomen dat medewerkers gaan rondbellen en lang moeten zoeken om een collega te vinden bij wie ze terecht kunnen. Voorziet het ICT-systeem hier niet in, dan heeft het eWerken bij het werken in teams minder kans van slagen. Op het nieuwe, geïntegreerde IP-platform bij KPN zien medewerkers op hun pc in één oogopslag welke collega's uit hun buddylijst online zijn en hoe zij te bereiken zijn. Zij kunnen bijvoorbeeld zien dat een collega achter zijn pc zit en telefonisch bereikbaar is of in vergadering zit en alleen per sms te bereiken is. ICT-ondersteuning. Als medewerkers gaan eWerken verschuiven de werktijden. Dat heeft ook consequenties voor de ondersteuning van medewerkers. Bij KPN is de ICT-helpdesk daarom ook buiten kantoortijd bereikbaar. |
