Van alle maatregelen waarmee IBM heeft geëxperimenteerd om autorijden in de spits terug te dringen, lijkt thuiswerk het meest kansrijk om nóg meer winst op te behalen. In 2009 is een pilot gestart om dit verder uit te bouwen. Verder gaan we kort in op twee andere maatregelen die hun effect op mobiliteit al hebben bewezen: telepresence en de shuttleservice Rieker Circle Line. Flexibele kantooromgeving en thuiswerken Acht jaar geleden heeft IBM de stap gezet naar nieuwe manieren van werken. Het bedrijf werkt met e-places. Alle werkplekken in het gebouw zijn anoniem, je kunt er je laptop openklappen en aan de slag. Als iemand een code in de telefoon intoetst, is dat op dat moment zijn telefoon. Het maakt niet uit waar iemand zich bevindt: hij/zij kan ook werken vanaf een andere locatie of bij de klant. Vanaf elke plek is het netwerk te benaderen via IBM's eigen applicatie Lotus Notes. Thuiswerken wordt al vele jaren ondersteund. Op dit moment zitten dagelijks ongeveer 2800 IBM'ers op het kantoor in Amsterdam, dat aantal kan omlaag. Door thuis in te loggen op het netwerk, komt iemand in precies dezelfde digitale omgeving terecht die hij op kantoor ook heeft. Medewerkers die vanuit huis willen werken krijgen een thuisaansluiting om in te loggen en alle IT ondersteuning die nodig is. De keuze voor thuiswerk gebeurt altijd in overleg met de manager. De volgende stap: aanleiding, analyse en pilots Na een paar jaar ervaring met thuiswerken, bleek het niet voor iedereen succesvol. Sommige mensen wilden het zelf niet, sommige werknemers gingen wel heel solistisch opereren en vervreemdden van het bedrijf. Ook wilden sommige managers het niet, hoewel de meesten er positief tegenover staan. De vraag was dus: moeten we thuiswerken nog meer gaan stimuleren of niet? Dit is nauwkeuriger onderzocht. Tegelijkertijd is gekeken of alternatieven voor thuiswerken het spitsverkeer zouden kunnen verminderen. Intern onderzoek (o.a. naar bezettingsgraad en behoefte van werknemers) en een extern onderzoek door Verkeer.Advies leverden het volgende beeld op: - Stimuleren van OV, carpoolen en fietsen gaat weinig extra's opleveren. Er zijn al regelingen bij IBM (o.a. Trappers), maar het wordt maar beperkt gebruikt. IBM Amsterdam heeft 3.000 leaserijders (60%), daarvoor hebben deze maatregelen geen effect. IBM doet wel mee
aan een eigen shuttleservice voor bedrijventerrein Riekerpolder, zie de informatie over de Rieker Circle Line.
- Het kantoor is van 6.00 uur 's ochtends tot 21.00 uur open en thuiswerken verruimt de werktijden nog verder. Toch reist nog
steeds tweederde van de medewerkers tijdens de spits. Dit is deels uit gewoonte en deels omdat de werkzaamheden op de traditionele uren worden georganiseerd. De vraag is of hier effectieve gedragsverandering mogelijk is. IBM verwacht wel dat het toekomstige rekeningrijden een prikkel zal geven om opnieuw naar de rijtijden te kijken.
- Gemiddeld werkt een IBM'er 12 uur per week thuis.
- Maar liefst tweederde van de medewerkers wil graag vaker
thuiswerken, maar doet dat niet. Uit het onderzoek komen diverse redenen naar voren: soms is veel interactie nodig die aanwezigheid vereist. Ook is er de perceptie (vaak niet terecht) dat de manager onwelwillend staat tegenover meer thuiswerken.
Verder uitbreiden van thuiswerk lijkt de meest kansrijke optie om spitsverkeer terug te dringen. Daarom voert IBM nu een aantal pilots uit. "De pilots moeten laten zien wat wel en wat niet goed werkt bij het uitbreiden van thuiswerk en mobiel werk binnen teams," zegt Ad Maaswinkel. Hij bemerkt de behoefte binnen de organisatie om duidelijke afspraken te maken en regels op te stellen voor thuiswerk. "Dat had tot nu toe geen prioriteit, maar als je een stap verder wil zetten, is het wel belangrijk om te experimenteren en daarna afspraken te maken, een code of conduct." De pilots zijn in de tweede helft van 2009 gestart door een werkgroep. Vanuit tien business units doet steeds één team mee aan de pilot. De managers en teamleden zijn geïnterviewd en er worden workshops gegeven. Daarin worden binnen een team afspraken gemaakt: wat betekent flexibel werken voor het team en voor teamleden? Hoeveel (meer/vaker) kunnen we thuiswerken, voor wie werkt dat wel en voor wie niet? Hoe gaan we het organiseren? De pilot richt zich op mensen die al thuis werken en nog meer willen thuiswerken (in feite slimmer omgaan met flexibel werken). Maar in principe is het voor iedereen mogelijk met één belangrijke voorwaarde: alles in overleg en met goedkeuring van de manager. Voor een zeer mobiele afdeling waar iedereen veel onderweg is, is het toch prettig als er wel altijd een secretaresse aanwezig is. Die is dan letterlijk het middelpunt van de afdeling. Veel managers hechten er ook aan dat een secretariaat altijd bemenst is. Eind 2009 worden de resultaten van de pilots verwacht. Dat moet do's en dont's opleveren en leiden tot verschillende code(s) of conduct. Bij een volledige implementatie in heel IBM Nederland zal iedere afdeling zijn eigen code of conduct invullen. Ook gaat IBM hieruit globale profielen afleiden. Met antwoord op de vragen: wat voor soort functies lenen zich voor mobiel en thuiswerk, in welke mate, welke middelen heeft iemand dan nodig, wat moet een medewerker dan allemaal afspreken binnen het team, enzovoort. Het voordeel hiervan is dat managers en afdelingen het wiel niet opnieuw hoeven uitvinden als ze flexibeler willen gaan werken. | Eerste aandachtspunten Het is nog te vroeg om uitspraken te kunnen doen over de resultaten. Wel lopen teams en managers tegen een aantal zaken aan, die zeker een plek moeten krijgen in het vervolg. Bijvoorbeeld: - Een thuiswerkdag is een echte werkdag. Dan ben je beschikbaar voor werk. "Als een medewerker bij voorbaat geen afspraken wil maken want ‘het is de thuiswerkdag', dat kan eigenlijk niet," vindt Maaswinkel. "Je kunt ook op een andere dag in de week thuiswerken. De thuiswerkdag is ook geen alternatieve kinderopvangdag."
- Wie krijgt wat aan ondersteuning? Krijgt iedereen een laptop? Moeten we die uitbreiden met webcams en dongels voor mobiel internet?
- Hoe gaan managers en werknemers om met het idee dat iemand in principe 24 uur per dag beschikbaar is? Het bedrijfsnetwerk is immers overal te benaderen. Mag je ervan uitgaan dat een collega 's avonds om tien uur zijn mail nog checkt en beantwoordt?
- Hoe onderhouden we actief het contact met collega's, nu ze elkaar minder vaak ‘live' zien? Hoe houden we elkaar op de hoogte?
- Hoe meten we de performance? Vooral sommige managers vinden dat een punt. Je kunt moeilijk alles meten op output en productie. Je wil ook de samenwerking en onderlinge contacten in de gaten houden.
- Sommige medewerkers denken dat het slecht is voor hun carrière als de baas hen weinig ziet.
Wat lijken kansrijke pilots tot nu toe? Waar liggen de kansen? IBM kan daar geen algemene uitspraken over doen, maar denkt bijvoorbeeld aan het volgende: - Het helpt als de backoffice schematischer en helderder gaat werken. Dat helpt bij een heldere communicatie ‘aan de voorkant' en binnen teams.
- Omdat aanwezigheid een belangrijk punt is in communicatie - maar medewerkers niet altijd live aanwezig zijn - kun je proberen goed online in beeld te brengen wie waar is. Als je dat voor de hele afdeling steeds in beeld hebt, kun je elkaar sneller en effectief benaderen.
Voor de rest is het een kwestie van: proberen. Resultaten meten Hoe gaat IBM resultaten meten? Dat is altijd een lastig punt. De interviews waren de nulmeting, later in het jaar komen er weer interviews. En het interne onderzoek naar bezettingsgraad en aanwezigheid, kan ook later dit jaar weer worden uitgevoerd. IBM heeft onder andere de volgende gegevens: - Hoeveel mensen zijn er per dag binnen? (passysteem) hoe lang blijven ze?
- Hoeveel auto's staan er dagelijks geparkeerd?
- Komen werknemers voor, tijdens of na de spits binnen?
Een groot probleem is dat het personeelsbestand niet stabiel is. Los van het normale verloop neemt IBM neemt regelmatig bedrijven met werknemers over. Als je een afname van 10% wilt meten, moet je alle gegevens wel afzetten tegen het totale aantal werknemers. De cijfers zullen dan ook altijd een foutmarge hebben. Toch geven dit soort cijfers de best guess, IBM zal er dan ook op die manier naar blijven kijken. Telepresence, conferencing tussen Amsterdam en Brussel IBM Nederland is eigenlijk IBM Benelux, met twee hoofdkantoren: in Amsterdam en Brussel. Tussen deze steden een vestiging openen als hoofdkantoor, dat was geen optie. "Amsterdam en Brussel zijn de aansprekende steden, daar gebeurt het," zegt Maaswinkel. Dat betekent dus regelmatig heen en weer reizen tussen deze steden; een afstand van 250 kilometer. Als alternatief is er nu telepresence. Dit is een vervolmaakte vorm van teleconferencing. Er zitten zes mensen aan de ene kant, en 250 kilometer verderop zitten zes mensen aan de andere kant. "Binnen vijf minuten heb je echt het idee dat je met elkaar aan tafel zit," licht Maaswinkel toe. Door hoogwaardige beeld- en geluidstechniek en sensoren die in het systeem ingebouwd zitten, worden de aanwezigen aan de andere kant van de tafel levensecht weergegeven. Het systeem pikt het ook automatisch op als iemand gaat staan of lopen. Telepresence is een systeem ontwikkeld door Cisco, een partner van IBM. Sinds het systeem operationeel is (maart 2009) zijn de zalen haast continu volgeboekt. Rieker Circle Line Sinds 2006 heeft bedrijventerrein Riekerpolder de Rieker Circle Line. Een continue busdienst die vertrekt vanaf metrostation Henk Sneevlietweg. Die voorziet in een behoefte; per augustus 2009 rijdt een nieuwe aanbieder op het traject, voor weer drie jaar. Tussen het bedrijventerrein en het metrostation ligt ongeveer 1 kilometer. Dat is net te ver om ‘even' te lopen. Het traject is ook niet interessant voor regulier openbaar vervoer. Bedrijven hebben daarom samen deze busdienst opgezet, per 1 augustus uitgevoerd door busbedrijf Jan de Wit. Zo'n 1.000 medewerkers van het bedrijventerrein gebruiken dagelijks deze dienst. 150 daarvan zijn IBM'ers of hun klanten. De kracht van de shuttleservice zit in een aantal zaken: - in de spits gegarandeerd iedere vijf minuten een bus. Daarbuiten iedere tien. Dat krijgt het uitvoerende bedrijf voor elkaar met slechts drie bussen in de spits en één buiten de spits.
- de hele dag een busdienst van de ochtend tot- en met de avondspits
- gratis voor werknemers en klanten
- 5 strategische opstappunten, voor ieder bedrijf is er een opstap op korte loopafstand of voor de deur
- een snelle, korte route van en naar metro Sneevlietweg. En niet - zoals wel is overwogen - naar NS-station Lelylaan. Hoe korter de route, hoe interessanter het is voor werknemers. Vanaf Sneevlietweg zijn reizigers snel bij andere OV-knooppunten in Amsterdam: Lelylaan, Sloterdijk, Zuid/WTC, Amstel, Duivendrecht of Bijlmer/Arena
De busdienst rijdt in opdracht van een stichting, opgericht door de gezamenlijke bedrijven op Riekerpolder in samenwerking met de ORAM (ondernemersvereniging Amsterdam) . Ieder kwartaal is het functioneren van de busdienst een vast agendapunt op het bedrijvenoverleg. Bij de recente nieuwe aanbesteding ging er wat extra tijd zitten in de voorbereiding en besluitvorming. |