Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Baten
  • Kosten
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

HP – Flexibel werken is een belangrijke arbeidsvoorwaarde

MAATREGEL

Het nieuwe werken krijgt bij HP Nederland vorm via vier pijlers:

  • gebouwen
  • human resources
  • technologie
  • milieu en mobiliteit

 

Gebouwen

Er is nog slechts één kantoorlocatie over van de oorspronkelijke negen. Iedereen heeft als uitvalsbasis Amstelveen. Het kantoor is efficiënter ingericht, waardoor het geschikt is voor meer flexwerkers. Er is nu één werkplek op drie medewerkers beschikbaar. Er zijn slechts een aantal uitzonderingen, zoals de call center-collega's en medewerkers met een fysieke beperking die nog een vaste werkplek hebben. Het is een open werkomgeving geworden, met ruimtes voor verschillende soorten activiteiten en taken. Er zijn bijvoorbeeld ruimtes voor productpresentaties en vergaderingen, ook zijn er stiltewerkplekken.

 

Human resources

Alle medewerkers worden nu gezien als flexwerker. Zij mogen zelf bepalen waar ze werken, of dat nu op kantoor is, thuis, bij een klant of op een andere locatie. Zolang ze de afspraken met de klant maar nakomen en de afgesproken doelstellingen halen. De teammanagers maken daarnaast ook met het team als geheel afspraken over het nieuwe werken, over de aanwezigheid en hoe je er als team mee omgaat. Individueel maakt een medewerker afspraken met zijn leidinggevende in een beoordelingsgesprek over de te halen targets en te ontwikkelen competenties van de medewerker. Deze afspraken zijn de verantwoordelijkheid van de medewerker, het ‘hoe en wanneer' mag hij vanaf nu helemaal zelf invullen. Manager en medewerker spreken af hoe vaak ze tussentijds de voortgang bespreken.

De invoering verliep zonder veel weerstand. HP-medewerkers waren voor een groot deel van de tijd al op andere plekken te vinden dan op kantoor; flexibel werken is voor hen niet nieuw. Qua technische ondersteuning ondervonden medewerkers weinig problemen (zie Technologie).

Toch was het idee dat medewerkers vanaf een bepaald moment ‘helemaal vrij zijn' om hun werk te doen wel ingrijpend. HP heeft daarom tijd gestoken in een goede begeleiding en voorbereiding: 

  • workshops voor teammanagers; hier kwamen vragen aan de orde als: hoe stuur je een virtueel team aan; wat zijn de risico's van het nieuwe werken; hoe stuur je op output (en niet op aanwezigheid)? HP'ers zijn zoals gezegd vaak op pad, het werken in virtuele teams is daarom niet nieuw. Als thuiswerken vanzelfsprekend wordt, is wel de vraag hoe je het teamgevoel behoudt. Sommige teams spreken bijvoorbeeld toch een kantoordag af waarop iedereen aanwezig is. Dat kan ook tweewekelijks op een locatie ergens in Nederland afspreken; ieder team is daar vrij in.

  • lunchsessies voor medewerkers; zij kregen algemene informatie over het nieuwe werken, over de praktische ondersteuning en over de (weinige) regels die erbij horen. Dilemma's rond het nieuwe werken werden besproken en vragen beantwoord. De sessies werden verzorgd door de afdeling HR.

 

  • coaching en sturing door leidinggevende; flexibel werken is een vast onderdeel geworden in de gesprekken tussen werknemer en teamleiding. Het is de verantwoordelijkheid van de manager om de betrokkenheid van medewerkers bij HP op peil te houden.

Het uitgangspunt is dat iedereen flexibel werkt. Iedereen kreeg en krijgt de gelegenheid om kennis te maken met het nieuwe werken. Het betekent niet per definitie dat iedereen zoveel mogelijk thuis gaat werken. Voor veel medewerkers biedt het vooral voordelen (zie Baten), maar niet voor iedereen. Sommigen werken toch liever vanuit een kantoor. En vijf dagen thuis werken - wat overigens bijna niemand wil - is niet bevorderlijk voor de binding met het bedrijf. Sinds de invoering werkt 70% van de medewerkers twee dagen of meer buiten kantoor. 15% kiest hooguit één dag voor thuiswerken en 15% is dagelijks op kantoor.

 

Technologie

Als iedereen overal moet kunnen werken, moet ook de relevante bedrijfsinformatie overal beschikbaar zijn. Medewerkers krijgen een vergoeding voor een snelle internetverbinding thuis en iedereen heeft nu standaard een laptop en mobiele telefoon. Via een VPN (Virtual Private Network) en een digitale badge is het intranet van HP overal te benaderen en kunnen medewerkers overal bij de benodigde systemen en gegevens. De kantoren van HP (wereldwijd) beschikken over de nieuwste communicatietechnologie. Zoals veel grote kenniswerkbedrijven, heeft ook HP geavanceerde teleconferencing-ruimtes. Meer dan 200 HALO-studio's (grote videoconferencing rooms) zijn wereldwijd te vinden op de eigen kantoren en bij grote klanten. Volgens Herbert Wormgoor zijn de techniek en de akoestiek zodanig ontwikkeld dat "je na vijf minuten gewoon vergeet dat je naar een beeldscherm zit te kijken."


Milieu en mobiliteit

De omslag naar het nieuwe werken leidt nu al tot minder reiskilometers per auto. Daarmee levert HP een bijdrage aan een mobielere wereld met minder CO2. Het doel van HP is een forse reductie van CO2-uitstoot. Dat gebeurt via het nieuwe werken, door een consolidatie van het aantal kantoren en door slimme energiebesparende maatregelen, zoals automatisch dovende verlichting. 

HP heeft niet als strategie om mensen bewust met andere vervoermiddelen te laten reizen. De (lease-)auto is nog steeds een belangrijk vervoermiddel. Het idee van het nieuwe werken is wél om medewerkers vaker uit de file te houden - ze kunnen immers zelf bepalen waar ze werken en wanneer ze reizen. Hoewel moeilijk te meten, vermindert daarmee het aantal filekilometers en dus het aantal reisuren. En wie vaker de auto thuis laat, voorkomt daarmee extra CO2-uitstoot.

 


Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project