Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Baten
  • Kosten
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

Capgemini – New Way of Working integreert slim reizen en slim werken

MAATREGEL

Introductie van New Way of Working. NWW stelt medewerkers in staat per dag zelf te bepalen wat de meest geschikte werklocatie is - thuis, bij de klant, op het hoofdkantoor in Utrecht of op een meeting point in het land. De keuze wordt in samenspraak met de klant gemaakt. In 2009 opent Capgemini zeven meeting points voor NWW. Deze bevinden zich dichtbij (grote) klanten, verspreid over het land. Alle meeting points zijn goed bereikbaar met het OV en de auto en beschikken over voldoende parkeergelegenheid. De inrichting is volledig toegespitst op flexwerken (secretariaat, lockers, flexwerkplekken, ‘telefooncellen', bespreek- en projectkamers, et cetera) en kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor workshops, vergaderingen en beoordelingsgesprekken. De implementatie van NWW berust op vier pijlers:

Accommodatie (werken op de beste locatie)

  • Fysieke werkplek: hoofdkantoor, meeting point, klant, thuis of onderweg.
  • Hulpmiddelen (webcam, eye-catchers, C-port, Microsoft Communicator, push mail, I-Pass),
    inclusief gebruikstraining.


Mobiliteit (reizen op de meest efficiënte manier)

  • Tijdstip, tijdsduur, kosten en milieu.
  • Alternatieve leasevormen.
  • NS-Business Card, Utrecht Bereikbaarpas, etc.


Travelportal (online communicatieplatform)

  • Laat zien wie, waar en wanneer werkt en hoe bereikbaar is.
  • Geeft inzicht waar en wanneer werk- en vergaderruimte beschikbaar is.
  • Is een hulpmiddel om te bepalen hoe je het meest efficiënt naar de gekozen locatie reist. 
  • Toont impact van locatie- en vervoerskeuze op kosten en milieu.

Communicatie

"Communicatie is de cruciale pijler", benadrukt Knol, "want uiteindelijk gaat het om een mindshift en een gedragsverandering van managers, medewerkers én klanten."

Het gedrag van managers is om drie redenen doorslaggevend. "Allereerst omdat zij voorbeeldgedrag moeten tonen", somt Knol op, "en ten tweede omdat NWW een geheel andere managementstijl verlangt. Met NWW kunnen managers hun medewerkers niet langer aansturen op basis van aanwezigheid en inspanning. In plaats daarvan moeten zij sturen op resultaat. NWW verlangt dat managers hun medewerkers het werk laten beschrijven in deliverables, resultaatverplichtingen waarop de manager kan sturen. Ten derde hebben onze people managers wél directe invloed op de vraag welke medewerker bij welke klant gaat werken, maar niet op de uitvoering van de opdracht. Een people manager moet dus in staat zijn de medewerker zó aan te sturen dat die goede afspraken maakt met de klant; zowel over de vraag waar en waar en wanneer de medewerker zijn werk uitvoert als over de beschrijving van de opdracht in termen van deliverables."

 Duidelijk is dat, om NWW tot een echt succes te maken, de klant ook mee moet in de verandering. "Dat is niet altijd even gemakkelijk", beaamt Knol. "Bij sommige klanten sluiten we met NWW naadloos aan bij de behoefte om maatschappelijk verantwoord te ondernemen, maar andere klanten blijven verwachten dat een Capgemini-medewerker die bij hen gedetacheerd is altijd naar kantoor komt. Zelfs als het werk goed plaats- en tijdsonafhankelijk valt uit te voeren." Een beperking voor NWW kan zich ook voordoen wanneer dataverkeer van en naar de opdrachtgever vanuit veiligheidsoverwegingen is uitgesloten. "De gedragsverandering is dus complex", onderkent Knol, "en daarom focussen we gericht op specifieke doelgroepen. Zo maken we bijvoorbeeld een onderscheid tussen kantoorpersoneel (staf, et cetera), consultants die een deel van hun tijd op kantoor werkzaam zijn en personeel dat voor langere tijd bij een klant is gedetacheerd."

NWW vraagt van medewerkers dat zij hun agenda in het Travelportal openstellen voor anderen. "Collega's moeten kunnen zien waar je zit, wanneer en hoe je bereikbaar bent", licht Knol toe. "Ook dat betekent een cultuuromslag, want veel mensen vinden hun agenda privé en willen niet dat hun manager hier inzicht in heeft. Het besef dat we niet werken op basis van controle, maar op basis van vertrouwen, moet hier nog groeien. Vooralsnog laat zo'n 15 procent van de medewerkers zien waar hij werkt. Dat doen ze vrijwillig, want ze kunnen ook thuis werken en naw-gegevens zijn uit privacyoverwegingen bij wet beschermd."

Het Travelportal is een groeiende functionaliteit die vooralsnog informerend is. In dit portal kunnen medewerkers bijvoorbeeld een reisadvies van 9292 opvragen. Op termijn moet het Travelportal faciliterend worden en onder andere gebruikt kunnen worden om reserveringen te maken. Knol: "Bij die reservering moet je dan automatisch een reisadvies kunnen krijgen, gebaseerd op de actuele verkeersinformatie en, als dat tijdwinst oplevert, met een combinatie van modaliteiten. Daar kan dan bijvoorbeeld uitrollen dat je 's ochtends op het traject Utrecht - Den Haag tot Woerden het beste met de auto kunt reizen, om daar vervolgens de trein te pakken. Dan vermijd je na Woerden de dagelijkse file op de A12 en ben je driekwartier sneller dan waneer je alleen met de trein reist."

Capgemini voert NWW in fases in (zie rubriek Tijdsinvestering), waarbij alle vier pijlers in samenhang naar een hoger plan worden getild. "Een integrale aanpak is een kritische factor voor succes", benadrukt Knol.

Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project