Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Baten
  • Kosten
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

Caesar Groep – Slim gebruik van techniek beperkt onnodig reizen

MAATREGEL

Caesar Groep hanteert een drieledige aanpak, die de afgelopen jaren steeds verder werd uitgebouwd en verfijnd:

  • Meeting points (tijdelijke kantoorruimte) dichtbij de klant. 
  • Tele- en webconferencing tussen consultants in het land en het hoofdkantoor.
  • Thuiswerken.

Meeting points
Bij een (groter) project in het land opent Caesar Groep zonodig een tijdelijk kantoor dichtbij de klant. "Daarvoor huren we bijvoorbeeld kantoorruimte van Regus", zegt Bos, "zoals nu in Zwolle. Dergelijke kantoorruimte valt heel snel turn key te regelen. Binnen een week beschik je over een compleet en volwaardig ingericht kantoor, inclusief catering. Onze mensen en de klant zitten dan dicht bij elkaar, wat ons en de klant reistijd en -kosten scheelt en de werkefficiëntie vergroot. Tegelijkertijd besparen we de met deze turn key-kantoorruimte de kosten en de tijd die nodig zijn om zelf een kantoor in te richten, wat voor de meeste projecten geen optie zou zijn."

 

Tele- en webconferencing
Overleg met het hoofdkantoor vindt zoveel mogelijk plaats via tele- en webconferencing. "Daar zijn we zo'n zeven jaar geleden meer begonnen", blikt Bos terug, "toen we een project in Bulgarije hadden en voor de vraag stonden hoe we het overleg op die afstand effectief konden laten plaatsvinden. Naar aanleiding van die ervaring concludeerden we dat tele- en webconferencing ook bij projecten in Nederland handig zou zijn. De reisafstand is weliswaar veel kleiner, maar het aantal medewerkers is veel groter. Met tele- en webconferencing beperken we het aantal reisbewegingen en de urenderving die daarmee gepaard gaat sterk."

In het hoofdkantoor in Utrecht beschikt Caesar Groep inmiddels twee vergaderruimtes die (met beamers en videoschermen) geschikt zijn voor tele- en webconferencing. Daarnaast zijn er enkele kleine kamers geschikt voor kort overleg en tele- en webconferencing tussen slechts enkele personen. Nieuwe technische mogelijkheden worden snel benut. "Zo testen we nu elektronische whiteboards", zegt Bos. "Die kunnen we bij tele- en webconferencing gebruiken als een soort interactieve flipover."

 Thuiswerken
Caesar Groep kent flexibele werktijden (7.00 - 23.00 uur). Het kantoorpersoneel in Utrecht kan daardoor de dagelijkse files vermijden. "Toch blijken flexibele werktijden niet altijd genoeg", zegt Bos, "bijvoorbeeld wanneer een medewerker 's avonds zijn kind moet ophalen uit de crèche. Vandaar dat zo'n zeven jaar geleden de vraag opkwam om thuis te mogen werken."

Inmiddels is het thuiswerken onder kantoorpersoneel helemaal ingeburgerd. "Op een gemiddelde werkdag is zo'n 15 procent thuis aan het werk", schat Bos. Ook hiermee weet Caesar Groep de reistijd en -kosten terug te dringen. Medewerkers bepalen in overleg met hun manager of, wanneer en hoe vaak thuiswerken mogelijk is. Zonodig krijgen ze thuis extra technische faciliteiten. Bos: "Medewerkers die bijvoorbeeld thuis de mogelijkheid voor tele- en webconferencing hebben, hoeven niet meer voor vergaderingen naar kantoor te komen. Dit heeft ook voordeel als een medewerker ziek thuis zit, maar thuis nog wel wat kan werken. Overleg met collega's is dan heel eenvoudig."

Caesar Groep benut nieuwe technische mogelijkheden slim, maakt graag Bos duidelijk. Zelf kan hij de systemen voor klimaatcontrole en beveiliging op afstand bedienen en inregelen. "Negentig procent van de storingen valt zo op te lossen", schat hij. "Dat heeft mij 's nachts en in het weekend al menige rit bespaard. Met slim gebruik van nieuwe technische mogelijkheden voorkomen we dus veel onnodig reisgedrag", stelt Bos tevreden vast. "Zo voorkomen we zelfs filevorming in de kantine. Daar hangt een webcam. Iedereen kan op zijn computer zien of er nog plek is. Zelf kijk ik altijd, want ons pand telt vijf verdiepingen. Ik loop dus liever niet voor niets."

Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project