Slimreizen - Ervaringen en kennis uit de praktijk Home Over deze site Geef uw reactie
 
  • In het kort
  • Organisatie
  • Locatie
  • Vraagstuk
  • Maatregel
  • Baten
  • Kosten
  • Fiscaal
  • Tijd
  • Promotie
  • Tips
  • Meer weten?
  

Brink Groep – Volledig digitale projectomgeving creëert tijd en ruimte

VRAAGSTUK

De filegevoeligheid van de locaties kunnen de werkprocessen inefficiënter maken. Reizen naar een klant, collega of externe
partij kost tijd, zeker als een file onderdeel is van de reis. Bovendien wonen de werknemers van Brink Groep niet allemaal dicht bij hun vestiging. Voor Brink Groep hoeft
dat ook niet; als een nieuw project start, kijkt het bedrijf niet
waar een medewerker woont, maar waar de meest geschikte medewerker voor de klus zit. Dat heeft tot gevolg dat mobiliteit
dan wel extra aandacht vraagt.

Drie maatregelen zijn al ruime tijd geleden ingevoerd:

  • Plaats- en tijdonafhankelijk werken (o.a. thuis)
  • Flexibele werkplekken, mogelijkheid om ook vanuit andere vestigingen
    te werken
  • Videoconferencing en Microsoft Office Communicator

Alle locaties hebben een videoroom; deze vergaderruimte is
continu volgeboekt voor besprekingen tussen vestigingen en
met klanten. Iedere bespreking van vier tot acht mensen,
betekent dat er vier tot acht mensen niet speciaal in de auto hoeven stappen.

Medewerkers komen voornamelijk naar kantoor om met klanten
te spreken en met collega's samen te werken. Zij hebben op kantoor geen vaste werkplek.

Een vierde maatregel - onderwerp van deze case - heeft te maken met de volgende vragen:

  • Hoe zorgen we ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de laatste, actuele gegevens en tekeningen van een project?
  • Hoe zorgen we voor een efficiënte en betrouwbare gegevensuitwisseling, ook van grotere documenten en bestanden?
  • Hoe kunnen we tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan deze projecten?

Bij omvangrijke projecten is het managen van alle informatiestromen een vak apart. De laatste up-to-date gegevens moeten voor iedereen beschikbaar zijn en er mogen geen verschillende werkversies bestaan van plannen, tekeningen en rapporten. Dit terwijl er veel verschillende partijen zijn die aan een project werken en de kans op fouten altijd aanwezig is. De communicatie met grote digitale bestanden is altijd lastig. De servers van Brink Groep kunnen moeilijk omgaan met e-mailbijlagen van 10 Mb of groter. Deze problemen wilde Brink Groep aanpakken.

Mobiliteit was hier niet de belangrijkste afweging, maar de maatregel - een online digitale projectomgeving - levert wel mobiliteitsvoordelen op.

Download project als PDFStuur deze pagina als e-mailPrint dit project